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Workflow: Weiterbildungsangebote
6 bis 3 Monate vorher
- Planungsphase (Amelie + Bene + Team):
Festlegung neuer Themen - Festlegung möglicher Dozent:innen (auf Parität achten und auch „unüblich“ besetzen!)
- Festlegung grober Zeitraum und Rhythmus + Webinar / Workshop vor Ort
- Anfrage Dozent:innen: Vorschlag und Kurzinfo Thema, Terminvorschlag / Abfrage Bild & Kurzinfo
- ggf. Anfrage Locations vor Ort
- Aktualisierung der Webseite, Anlegen des Ticketings bei LYA, Erstellen der FB-Veranstaltung. Vorlage Header: CANVA
- Anlegen der Zoom-Links mit Warteraum bei Webinaren
6 Wochen vor dem ersten Termin
- Start Kommunikation (Amelie):
Pressemitteilung - Postings einplanen (aufsteigende Priorität). Vorlage Postings: CANVA
- ggf. Stories und gezielte Mailings an Zielgruppen
- Finale Planung (Bene)
- Abklären finaler (technischer) Details
- Personalplanung (i.d.R. Prakti)
2 bis 1 Wochen vor dem jeweiligen Termin
- Check VVK + Abwägung
- Mail an Dozent:in mit Infos: Zeiten, Ablauf, Stand VVK, ggf. Zoom-Link (Bene / Prakti)
- Reminder-Postings (Amelie)
24 Stunden vor Start
- Alles kann stattfinden? Mindestens drei Teilnehmende? Dann kann es losgehen!
- Finale Mail an Teilnehmende (via LYA) mit Infos: Zeiten, Ablauf, Hinweis auf Teilnahmebestätigung und ggf. mit Zoom-Link
- Teilnahmebestätigung: Kann nur auf den Namen ausgestellt werden. Daher Abfrage, wer eine möchte. 🙂 Kann zur Not auch nachträglich per Mail versendet werden. VORLAGE
- Teilnahmebestätigungen (DATEINAME) anpassen und mit Datum und Namen versehen abspeichern. Beispiel: 220912_Teilnahmebestaetigung_Max_Musterfrau.pdf
- Wenn ein Workshop vor Ort stattfindet, können die Bestätigungen nach Wunsch auch ausgedruckt und übergeben werden.
Zum Start (Webinar)
- 15 Minuten vor Start den Zoom-Call starten und Dozent:in begrüßen. Aufgaben klären: Braucht die Dozent:in Support bei Fragerunde o.ä.? Soll das Ganze aufgezeichnet werden?
- 5 Minuten vor Start alle Teilnehmenden einlassen
- ggf. alle Begrüßen bevor es losgeht und an die Dozent:in übergeben
- Falls das Thema interessant ist, gerne auch dabeibleiben. 🙂
- Falls ihr nicht weiter dabei sein wollt oder könnt, übergebt bitte der Dozent:in direkt den Host, damit er bzw. sie den Zoom-Call selbst steuern kann!
Zum Start (Workshop)
- 30 Minuten vorher da sein und verantwortliche Person vor Ort kontaktieren (beim Club Zentral z.B. Jens Maurer)
- Letzte Dinge klären wie Getränke (zahlt das Pop-Büro, nicht die Teilnehmenden und wird erst im Anschluss in Rechnung gestellt)
- Dozent:in begrüßen
- Teilnehmende begrüßen, Tickets mit App scannen / 5 Euro in Bar annehmen und auf die Gegebenheiten hinweisen (Getränke, Toilette, etc)
- Und los! Natürlich können alle auch für den Workshop bleiben – außer natürlich Boys bei FLINTA-only-Events. 🙂